Hvad skal bestyrelsens forretningsorden indeholde?

1. Hvorfor skal bestyrelsen have en forretningsorden?

Det er et lovkrav, at bestyrelsen i et aktie- eller anpartsselskab har udarbejdet en forretningsorden. En forretningsorden er et særdeles anvendeligt værktøj for bestyrelsen i forhold til at fastlægge de overordnede rammer for bestyrelsens arbejde. fx hvordan træffer bestyrelsen beslutninger, hvornår og hvordan afvikles bestyrelsesmøderne mv. Det er vores anbefaling, at der bruges en del ressourcer i bestyrelseslokalet på at udforme en forretningsorden, der er skræddersyet til den pågældende bestyrelse og dennes arbejde. Det er også vores erfaring, at en gennemarbejdet forretningsorden skaber stor værdi i bestyrelsens daglige arbejde. Bestyrelsen bør derfor ikke blot tænke forretningsordenen som et “click the box” dokument af hensyn til at opfylde selskabslovens formelle krav.

Aktie- og anpartsselskaber er som udgangspunkt ikke forpligtet til at offentliggøre forretningsordenen, men det følger af selskabsloven, at bestyrelsen i statslige aktieselskaber skal offentliggøre forretningsordenen i Erhvervsstyrelsens it-system senest 4 uger efter udfærdigelsen.

2. Hvad skal forretningsordenen indeholde?

Det er ikke angivet direkte i selskabsloven, hvad bestyrelsens forretningsorden skal indeholde. Det er tværtimod mere generelt angivet i loven, at forretningsordenen skal tage udgangspunkt i selskabets virksomhed og behov. Desuden er der i loven angivet en række temaer, som det kan være fornuftigt at indarbejde i forretningsordenen. Det drejer sig om forhold vedrørende:

• Konstitution af bestyrelsen,
• arbejdsdeling,
• tilsyn med direktionens daglige ledelse,
• føring af bøger,
• protokoller mv.,
• skriftlige og elektroniske møder,
• tavshedspligt,
• suppleanter,
• regnskabskontrol,
• underskrivelse af revisionsprotokol, og
• sikring af tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

Fra en praktisk synsvinkel er der umiddelbart ikke meget hjælp at hente i loven i forhold til, hvordan bestyrelsen udarbejder “den gode” forretningsorden, der skaber værdi for bestyrelsens arbejde. Nedenfor har vi derfor angivet en række temaer (ikke udtømmende liste), som bestyrelsen bør overveje at indarbejde i bestyrelsens forretningsorden. Erfaringsmæssigt sikrer punkterne en mere effektiv og et mere struktureret arbejde i bestyrelsen.

Forretningsordenen bør indeholde vilkår omkring bestyrelsesmødernes afvikling. fx hvem indkalder til bestyrelsesmøder, hvor ofte skal der som minimum afholdes møder, og hvor kan møderne afholdes. Det vil som oftest være formanden, der indkalder til bestyrelsesmøder. Mødefrekvens afhænger blandt andet af selskabets størrelse men en god tommelfingerregel er kvartalsvise bestyrelsesmøder. I takt med den stigende digitalisering, for at tage højde for at bestyrelsesmedlemmer kan være bosiddende uden for landets grænser mv., bør der være mulighed for at afholde bestyrelsesmøder ved hjælp af elektroniske medier fx som Teams eller Zoom møder.

I selskaber hvor der ikke er vedtaget en egentlig kommunikationspolitik, bør forholdet adresseres i bestyrelsens forretningsorden, så der er klare retningslinjer for, hvem der udtaler sig til pressen/offentligheden på vegne af selskabet i givne situationer. Det vil i udgangspunktet være formanden, og ikke det menige bestyrelsesmedlem, der udtaler sig til pressen/offentligheden på vegne af selskabet.

Et bestyrelsesmedlem i et kapitalselskab må ikke deltage i behandlingen af sager, hvis det pågældende medlem er inhabil. I praksis kan det være vanskeligt at vurdere, om et bestyrelsesmedlem er inhabil i en given situation. Ligeledes er det i mange tilfælde kun det potentielle inhabile bestyrelsesmedlem, der er opmærksom på en eventuel inhabilitetsproblematik. Det er derfor vores anbefaling, at det i selskabets forretningsorden præciseres, at ethvert bestyrelsesmedlem på egen foranledning har pligt til at oplyse om alle forhold, som muligvis kan føre til inhabilitet.

3. Har forretningsordenen forrang frem for selskabsloven og selskabets vedtægter?

Bestyrelsens forretningsorden har ikke forrang frem for selskabsloven og selskabets vedtægter. En forretningsorden kan ikke ændre de rettigheder og forpligtelser, som bestyrelsen har i medfør af selskabsloven eller vedtægterne. Det betyder også, at hvis der fx er uoverensstemmelse mellem vedtægterne og forretningsordenen, så vil vedtægterne altid have forrang. Det ses ofte, at bestyrelsens forretningsorden, men ikke selskabets vedtægter, indeholder vilkår om, at formandens stemme er udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen. Dette er selskabsretligt ikke bindende for selskabet, og formandens stemme er dermed ikke udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed.

Det er i øvrigt vores anbefaling, at alle medlemmer af bestyrelsen underskriver forretningsordenen. Derved sikres det, at medlemmerne dels har modtaget forretningsordenen, dels har accepteret forretningsordenens indhold. Hvis der sker udskiftning i bestyrelsen, bør nye bestyrelsesmedlemmer naturligvis også underskrive og have udleveret en kopi af den gældende forretningsorden.

4. Forretningsordenen bør løbende opdateres

Forretningsordenen er ikke et stationært standarddokument, som kan tage højde for alle de ændringer et selskab vil gennemgå over tid. Forretningsordenen skal være dynamisk, og bør løbende gennemgås af bestyrelsen med henblik på at sikre, at forretningsordenen fortsat opfylder selskabets behov, og at den til enhver tid, er tidssvarende.

Det er derfor vores anbefaling, at der i forretningsordenen indsættes en bestemmelse om, at bestyrelsesmedlemmerne i løbet af året skal komme med forslag til ændringer til forretningsordenen, og at forretningsordenen skal gennemgås mindst én gang om året på et bestyrelsesmøde.

5. Skal vi hjælpe dig?

Hvis du har spørgsmål til artiklen, eller ønsker at vide mere, er du meget velkommen til at kontakte Holst, Advokater.