Hvor går grænserne for bestyrelsens tavshedspligt?

1. Hvad er omfattet af tavshedspligten?

Det følger af selskabsloven, at bestyrelsesmedlemmer i aktie- og anpartsselskaber er underlagt tavshedspligt. Tavshedspligten har til formål at beskytte selskabets interesser. Tavshedspligten er dermed et vigtigt redskab til at sikre at informationer, hvis offentliggørelse er skadelige for selskabet, netop ikke videregives eller offentliggøres.

Kerneområdet for tavshedspligten er navnlig forretnings- og driftshemmeligheder. Det er forenklet sagt forhold, som selskabet har en interesse i, og som typisk har en væsentlig værdi for selskabet. Men tavshedspligten rækker videre end til blot forretnings- og driftshemmeligheder.

Selskabets strategiske planer, finansielle oplysninger, personaleoplysninger, kundeoplysninger, oplysninger om produktudvikling, men også mundtlige eller skriftlige drøftelser mellem bestyrelsesmedlemmerne, ledelsen og andre medarbejdere i selskabet, er omfattet af tavshedspligten, hvis offentliggørelse eller videregivelse af disse informationer kan skade selskabet.

Det kan efter omstændighederne være vanskeligt for et bestyrelsesmedlem at vurdere, om offentliggørelse eller videregivelse af informationer, kan skade selskabet. Det er derfor vores anbefaling, at der i bestyrelsens forretningsorden indarbejdes operationelle retningslinjer for, hvilke oplysninger der ikke må videregives, da det kan være skadeligt for selskabet. Desuden er det vores anbefaling, at bestyrelsen på hvert bestyrelsesmøde tager stilling til, om der evt. er punkter på dagsordenen, hvor der er behov for at dele oplysninger med personer uden for bestyrelsen. I så fald bør der tages stilling til, hvilke bestyrelsesmedlemmer der må videregive oplysningerne, og i hvilken form oplysningerne må deles (fx fysisk eller digitalt). Hvis et bestyrelsesmedlem er i tvivl om, hvorvidt medlemmet må dele oplysninger med personer uden for bestyrelsen, er det anbefalelsesværdigt, at medlemmet afklarer dette med formanden for bestyrelsen.

Bestyrelsesmedlemmer skal også være opmærksom på, at der i speciallovgivningen fx særligt GDPR-reglerne og lov om forretningshemmeligheder, er regler om tavshedspligt, som bestyrelsesmedlemmer skal overholde. Reglerne i speciallovgivningen – der er temmelig omfattende – behandles ikke yderligere i denne artikel.

2. Hvor lang tid gælder tavshedspligten?

Tavshedspligten indtræder fra det tidspunkt, hvor et bestyrelsesmedlem bliver valgt til bestyrelsen. Modsat, hvad man måske kunne fristes til at tro, ophører tavshedspligten ikke allerede på det tidspunkt, hvor bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Et udtrædende bestyrelsesmedlem vedbliver således i princippet med at være underlagt tavshedspligt uden tidsbegrænsning, idet formålet med tavshedspligten netop er at beskytte selskabet mod den skadegørende virkning, som offentliggørelsen eller videregivelsen af fortrolige oplysninger kan have for selskabet.

3. Hvornår er det berettiget at videregive fortrolige oplysninger?

Selskabsloven fastsætter, at bestyrelsesmedlemmer ikke “uberettiget ” må videregive, hvad de under udførelsen af deres hverv har fået kendskab til. Det kan derfor modsætningsvist lægges til grund, at et bestyrelsesmedlem kan videregive oplysninger, hvis det er berettiget, herunder hvis det er i selskabets interesse.

Ved vurderingen af om en videregivelse af oplysninger er berettiget og i selskabets interesse, kan der navnlig tages udgangspunkt i følgende kriterier:

• Er videregivelsen saglig begrundet?
• Sker videregivelsen forsvarligt?
• Forventes det at modtageren vil respektere oplysningernes fortrolige karakter?
• Er videregivelsen et normalt led i hvervet som bestyrelsesmedlem?

Hvis der kan svares “ja” til ét eller flere af ovenstående kriterier, taler det for, at videregivelsen kan være i selskabets interesse og dermed er berettiget.

Med afsæt i disse kriterier kan der som udgangspunkt videregives fortrolige oplysninger i følgende tilfælde og til følgende persongrupper:

• Videregivelse af oplysninger til revisor, advokat og bankforbindelse
• Videregivelse af oplysninger til den kapitalejer, som har udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem
• Videregivelse af oplysninger til kapitalejere, som ikke selv er medlem af bestyrelsen og heller ikke har udpeget et medlem.

De to sidstnævnte tilfælde bør dog altid reguleres i forretningsordenen (og en eventuel ejeraftale), så der ikke er tvivl om, hvorvidt videregivelsen er berettiget. Desuden bør der i forretningsordenen/ejeraftalen tages stilling til, hvem der må videregive oplysningerne, og i hvilken form oplysningerne må videregives (fysisk eller elektronisk). Af sikkerhedsmæssige hensyn kan der eksempelvis stilles krav til, hvilke elektroniske medier der må benyttes til videregivelsen.

4. Sanktioner ved brud på tavshedspligten

Overtrædelse af tavshedspligten kan medføre ikke ubetydelige konsekvenser for det enkelte bestyrelsesmedlem, idet selskabsloven betragter overtrædelser heraf som en alvorlig forseelse.

Som vi tidligere har været inde på i vores nyhedsbrev om bestyrelsesansvar og bestyrelsesansvarsforsikringer, kan bestyrelsesmedlemmer i danske virksomheder i princippet i falde et personligt og ubegrænset erstatningsansvar. Dette gælder også for overtrædelser af tavshedspligten, idet et bestyrelsesmedlem er personligt ansvarlig, hvis selskabet påføres skade som følge af en tilsidesættelse af tavshedspligten.

Selskabsloven indeholder tillige en strafhjemmel, hvorefter et bestyrelsesmedlem kan pålægges en bøde ved overtrædelse af tavshedspligten.

5. Skal vi hjælpe dig?

Hvis du har spørgsmål til artiklen, eller ønsker at vide mere, er du meget velkommen til at kontakte Holst, Advokater.