Hvornår skal et bestyrelsesmedlem forlade bestyrelseslokalet?

På bestyrelsesmøder diskuteres ofte emner, som et bestyrelsesmedlem har en særlig interesse i. Det kan eksempelvis være spørgsmål om indgåelse af en større leveranceaftale med en ny strategisk vigtig kunde. Måske bestyrelsesmedlemmet tilmed kender kunden fra den lokale golfklub. Har bestyrelsesmedlemmet i en sådan situation en så stor (sær)interesse i emnet, at det pågældende medlem er inhabil, og dermed helt skal forlade bestyrelseslokalet, når punktet er på dagsordenen? Dette får du svaret på i denne artikel, ligesom du kan læse meget mere om, hvornår et bestyrelsesmedlem i øvrigt kan være inhabil.

1. Hvornår er et bestyrelsesmedlem inhabil?

Et bestyrelsesmedlem i et kapitalselskab må ikke deltage i behandlingen af sager, hvis det pågældende medlem er inhabil. Inhabilitetsreglerne har overordnet til formål at hindre forfølgelse af særinteresser, som er i modstrid med selskabets. Spørgsmålet er herefter, hvornår et bestyrelsesmedlem er inhabil?

Selskabsloven oplister fire situationer, hvor et bestyrelsesmedlem er inhabil. Er bestyrelsesmedlemmet inhabil, må bestyrelsesmedlemmet ikke deltage i behandlingen af det pågældende emne. Et bestyrelsesmedlem er inhabil i følgende situationer:

• Aftaler mellem kapitalselskabet og bestyrelsesmedlemmet.
• Aftaler mellem kapitalselskabet og tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig interesse i aftalen, der kan være stridende mod kapitalselskabets interesse.
• Søgsmål mod bestyrelsesmedlemmet.
• Søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig interesse i søgsmålet, der kan være stridende mod kapitalselskabets interesse.

Som det fremgår, er et bestyrelsesmedlem inhabil i situationer, hvor det drejer sig om aftaler med eller søgsmål mod det pågældende bestyrelsesmedlem. I disse situationer vil der per definition altid foreligge en interessemodsætning mellem bestyrelsesmedlemmet og selskabet.

Drejer det sig derimod om et forhold mellem kapitalselskabet og tredjemand, kræves det yderligere, at det pågældende bestyrelsesmedlem har en væsentlig interesse i aftalen henholdsvis søgsmålet. Tredjemand kan i denne sammenhæng eksempelvis være personer, som bestyrelsesmedlemmet har et slægts- eller venskabsforhold til. I eksemplet med indgåelsen af en leveranceaftale med en ny strategisk vigtig kunde, som bestyrelsesmedlemmet kender fra den lokale golfklub, vil der som udgangspunkt ikke foreligge inhabilitet. Men har bestyrelsesmedlemmet haft et langvarigt og meget nært venskab med kunden fra golfklubben, vil bestyrelsesmedlemmet være inhabil.

Bestyrelsesmedlemmet vil efter omstændighederne også være inhabil, hvis der indgås aftale med et andet selskab, som bestyrelsesmedlemmet tilsvarende har en bestyrelsespost i.

Ved behandlingen af øvrige spørgsmål end de fire nævnte ovenfor, er ledelsesmedlemmet ikke inhabil efter selskabsloven. Det gælder uanset, om bestyrelsesmedlemmet har en personlig interesse i spørgsmålet. Eksempelvis som følge af en særlig interesse for netop det pågældende emne (indgåelse af større leveranceaftale mv.).

I praksis kan det være vanskeligt at vurdere, om et bestyrelsesmedlem er inhabil i en given situation. Ligeledes er det i mange tilfælde kun det potentielle inhabile bestyrelsesmedlem, der er opmærksom på en eventuel inhabilitetsproblematik. Det er derfor vores anbefaling, at det i selskabets forretningsorden præciseres, at ethvert bestyrelsesmedlem på egen foranledning har pligt til at oplyse om alle forhold, som muligvis kan føre til inhabilitet. Desuden er det vores anbefaling, at formanden indleder hvert bestyrelsesmøde med at spørge, om der er punkter på dagsordenen, som kan medføre inhabilitet.

Når først spørgsmålet om habilitet/inhabilitet er bragt frem i lyset, må der herefter tages stilling til, om det pågældende medlem rent faktisk er inhabil.

Hvis et bestyrelsesmedlem er inhabil, bør det indarbejdes i referatet for det pågældende møde. Det bør yderligere fremgå, at medlemmet ikke deltog i behandlingen af det pågældende emne, eller at medlemmet helt forlod bestyrelseslokalet.

2. Hvad er konsekvensen, hvis et bestyrelsesmedlem er inhabil?

Hvis et bestyrelsesmedlem er inhabil, må bestyrelsesmedlemmet overhovedet ikke deltage i behandlingen af det pågældende spørgsmål. Dvs. forbuddet rækker videre end blot et forbud mod at deltage i selve afstemningen om spørgsmålet. Efter omstændighederne kan et inhabilt bestyrelsesmedlem give sin mening til kende om det pågældende emne. Herefter må medlemmet forlade bestyrelseslokalet, inden selve drøftelserne og afstemningen om emnet finder sted. Det er et bærende hensyn, at det inhabile ledelsesmedlem ikke må udøve direkte eller indirekte indflydelse på de øvrige ikke-inhabile bestyrelsesmedlemmer.

Når et eller flere bestyrelsesmedlemmer er inhabile, må sagen afgøres af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Er bestyrelsen imidlertid ikke beslutningsdygtig herefter, må spørgsmålet indbringes for generalforsamlingen.

Er en beslutning i bestyrelsen truffet af et bestyrelsesflertal opnået ved hjælp af inhabile medlemmer, er beslutningen principielt ugyldig for selskabet. Hvis bestyrelsen disponerer på baggrund af den ugyldige beslutning – eksempelvis indgår leveranceaftale med en kunde – vil aftalen dog være bindende for selskabet, hvis kunden ikke havde kendskab til, at beslutningen var truffet af inhabile bestyrelsesmedlemmer. Kunden vil som oftest ikke vide, at beslutningen er truffet af inhabile bestyrelsesmedlemmer. Den har den konsekvens, at aftalen er bindende for selskabet.

3. Skal vi hjælpe dig?

Hvis du har spørgsmål til artiklen, eller ønsker at vide mere, er du meget velkommen til at kontakte Holst, Advokater.