Oplysning om persondatabehandling i Holst, Advokaters sagsbehandling

I henhold til de databeskyttelsesretlige regler er Holst, Advokater forpligtet til uopfordret at oplyse om vores persondatabehandling. Dette dokument sendes med henblik på opfyldelse af denne forpligtelse.

Nedenfor kan du læse, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af i forbindelse med vores sagsbehandling.

1. Identitet og kontaktoplysninger

Holst, Advokater er som udgangspunkt dataansvarlig for den persondatabehandling, der sker i forbindelse med vores sagsbehandling. Når Holst, Advokater administrerer en whistleblowerordning, er vi databehandler.

Holst, Advokater er et advokatkontor med kontor på følgende adresser:

Holst, Advokater Advokatpartnerselskab
Hans Broges Gade 2
8000 Aarhus C

Indiavej 1
2100 København Ø

CVR-nr. 35 68 04 70
Tlf.: 89 34 00 00
E-mail: info@holst-law.com

2. Indsamling

I forbindelse med vores sagsbehandling indsamler vi personoplysninger fra sagens parter, herunder fra vores klienter, offentlige myndigheder og offentligt tilgængelige kilder, såsom en virksomheds hjemmeside.

3. Kategori af personoplysninger, formål og retsgrundlag

3.1 Etablering af klientforhold

Ved etablering af klientforhold behandles som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, såsom navn og kontaktoplysninger.

Formålet med vores persondatabehandling ved etablering af klientforhold er at kunne indgå en mulig kontrakt om juridisk rådgivning og at lave konflikttjek i forhold til eventuelle parter i sagen.

Retsgrundlaget for vores behandling er Holst, Advokaters legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

3.2 Lovpligtig hvidvaskdokumentation

I forbindelse med den lovpligtige hvidvaskdokumentation, som Holst, Advokater som advokatvirksomhed er underlagt i visse typer af sager, behandles almindelige personoplysninger såsom navn, kontaktoplysninger, pasoplysninger og kørekortoplysninger samt CPR-nummer.

Formålet er at tilvejebringe den lovpligtige dokumentation efter hvidvaskloven.

Retsgrundlaget er en retlig forpligtelse efter hvidvaskloven, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

3.3 Juridisk rådgivning

I forbindelse med vores juridiske rådgivning behandler vi en række personoplysninger om forskellige persongrupper:

I forbindelse med generel erhvervsret behandler vi typisk personoplysninger om virksomhedernes ejere, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, kunder og leverandører, herunder kontaktoplysninger, personaleoplysninger, løn- og økonomioplysninger, pasoplysninger, CPR-nummer og oplysninger om aftalemæssige dispositioner, erstatningsforhold mv.

I forbindelse med ansættelsesretlig rådgivning behandler vi typisk personoplysninger om vores klienters potentielle, nuværende og tidligere medarbejdere samt om privatpersoner, der søger rådgivning, herunder identifikations- og kontaktoplysninger, oplysninger om lønforhold, ansættelsesvilkår, advarsler og andre sanktioner samt overtrædelser af ansættelsesvilkår, fagforeningsforhold, graviditet, barsel, religion og strafbare forhold.

I forbindelse med konkurs og tvangsopløsning behandler vi typisk personoplysninger om konkursboets medarbejdere, kunder, leverandører mv., herunder kontaktoplysninger, personaleoplysninger, løn- og økonomioplysninger, CPR-nummer og oplysninger om aftalemæssige dispositioner og strafbare forhold.

I forbindelse med inkasso behandler vi typisk personoplysninger om kreditors kontaktinformationer i form af navn, adresse, virksomhed, titel og e-mailadresse samt oplysninger om debitor vedrørende det krav, der ønskes inddrevet, herunder oplysninger om kravets størrelse, forløb, inden kravet blev overgivet til inkasso, mv. og CPR-nummer, relevante helbredsoplysninger og oplysninger om strafbare forhold.

I forbindelse med privatret behandler vi typisk personoplysninger om afdødes, arvingers og/eller ægtefælles identifikations- og kontaktoplysninger, CPR-nummer, økonomiske oplysninger, helbredsoplysninger og oplysninger af rent privat karakter, såsom familieforhold mv.

*****

Formålet med vores persondatabehandling er at yde juridisk rådgivning som led i udøvelsen af advokaterhvervet, herunder bl.a. dokumentudarbejdelse og forhandling til vores klienter i forbindelse med køb og salg af virksomheder, kontraktudarbejdelse, selskabsregistreringer, bestyrelsesarbejde, påkravsskrivelser, forberedelse og førelse af retssager, køb og salg af fast ejendom, afvikling og succession af konkurs- og tvangsopløsninger, administration af gældsinddrivelsesprocessen, dødsbobehandling, ansættelseskontrakter, opsigelser, testamenter, ægtepagter, løbende rådgivning mv.

Retsgrundlaget for vores persondatabehandling i forbindelse med juridisk rådgivning er:

Holst, Advokaters legitime interesser i udøvelsen af advokaterhvervet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f
at klientens retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f
en retlig forpligtelse (f.eks. påkrævet efter konkursloven, arveloven, dødsboskifteloven, tinglysningsloven), jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
opfyldelse af kontrakten, der er indgået mellem Holst, Advokater og klienten, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
udtrykkeligt samtykke til behandling af følsomme personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra a
nødvendigheden for at beskytte den registreredes eller anden fysisk persons vitale interesser i tilfælde, hvor den registrerede fysisk eller juridisk ikke er i stand til at give samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art 9, stk. 2, litra c.

I forbindelse med vores administration af whistleblowerordninger behandler vi personoplysninger om identitets- og kontaktoplysninger, arbejdsgivervirksomhed, titel og diverse oplysninger indeholdt i anmeldelse af relevante forhold eller observationer. Vi behandler persondata på klientens vegne og formålet med behandlingen er således klientens. Retsgrundlaget for persondatabehandlingen er klientens legitime interesser i at undersøge en eventuel overtrædelse af gældende lovgivningen inden for ordningens anvendelsesområde, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

4. Opbevaring

Vi sletter som udgangspunkt dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor.

Særlige lovregler, herunder i fx bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares længere, hvis de er anonymiseret.

Personoplysningerne til hvidvaskdokumentation opbevares under hele klientforholdets beståen og i en efterfølgende periode på 5 år, som påkrævet ifølge hvidvaskloven.

Vi opbevarer personoplysninger under hele klientforholdets beståen og i en efterfølgende periode på 10 år af hensyn til vores eventuelle erstatningsansvar, medmindre der er særlige omstændigheder, der gør det nødvendigt at opbevare personoplysningerne i kortere eller længere tid.

Personoplysninger i whistleblowerordninger opbevares, indtil vores klient træffer beslutning om sletning af personoplysningerne. Anmeldelser, der indgives og vurderes at være uden for anvendelsesområdet for whistleblowerordningen, bliver slettet straks.

5. Modtagere

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt og videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart, medmindre vi er retligt forpligtede hertil, herunder fx over for en offentlig myndighed.

Som en naturlig konsekvens af vores sagsbehandling videregiver vi dine personlysninger til sagens parter, relevante aktører (fx ejendomsmægler, pengeinstitut og fagforening) og offentlige myndigheder (fx politi, SKAT og retten), såfremt det er nødvendigt af hensyn til sagens varetagelse.

6. Tredjelande

Holst, Advokater overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS uden dit samtykke hertil.

7. Sikkerhed

Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med de til enhver tid gældende databeskyttelsesretlige regler. Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på at beskytte dine oplysninger mod fx tab, manipulering eller uvedkommende adgang. Vi tilpasser løbende vores sikkerhedsforanstaltninger, så de opfylder den løbende teknologiske udvikling.

Hvis du har behov for at sende os fortrolige eller følsomme personoplysninger, anbefaler vi, at du anvender formularen, du finder på dette link: https://www.holst-law.com/sikker-kontakt, der sikrer den nødvendige kryptering. Alternativt kan e-mail også anvendes forudsat, at du sikrer dig, at der anvendes en form for kryptering på afsendelsen af e-mails.

8. Dine rettigheder

Du har ret til, at:

anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
modsætte dig automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
tilbagekalde dit samtykke til enhver tid, hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret herpå.
modtage en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og ret til at transmittere oplysningerne til en anden virksomhed eller myndighed.
indgive en klage til Datatilsynet, fx via dt@datatilsynet.dk.

Har du spørgsmål angående vores persondatabehandling, eller ønsker du at gøre brug af en af ovennævnte rettigheder, kan du kontakte os på info@holst-law.com, hvor vi vil bestræbe os på at svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Oktober 2021