Bestyrelsens pligt til at udarbejde vederlagspolitik og vederlagsrapport

1. Indledning

I denne artikel stiller vi skarpt på bestyrelsens pligter i medfør af denne lovgivning og gennemgår i den forbindelse vederlagspolitikkens indhold, vedtagelse og offentliggørelse samt det opfølgende arbejde med vederlagsrapporten.

2. Aktionærrettighedsdirektivet og dets implementering i dansk ret

Aktionærrettighedsdirektivet indeholder blandt andet regler om, at bestyrelsen i børsnoterede selskaber skal udarbejde og offentliggøre en vederlagspolitik, som fastsætter en ramme for fast og variabel aflønning af ledelsesmedlemmerne. Når EU lovgiver om god selskabsledelse og bæredygtighed, er det en generel tendens, at lovgivningen kun direkte omfatter børsnoterede selskaber. EU’s formål med at lovgive på denne måde er, at de store selskaber skal vise vejen og sætte standarden som gode forbilleder for resten af markedet. På den måde skal de fremgangsmåder, som de store selskaber følger, på længere sigt sive nedad og manifestere sig i erhvervslivet generelt. Derfor er det fordelagtigt at være opmærksom på reglerne som bestyrelsesmedlem i et ikke-børsnoteret selskab, således at man kan være på forkant og “brande” selskabet som et progressivt og bæredygtigt selskab.

Aktionærrettighedsdirektivet kræver også, at bestyrelsen udarbejder og offentliggør en årlig vederlagsrapport i overensstemmelse med den vedtagne politik. Ifølge EU er hensigten med offentliggørelsen af de enkelte ledelsesmedlemmers aflønning blandt andet at sikre øget virksomhedsgennemsigtighed og forbedre aktionærernes indsigt i ledelsens aflønning.

For en beskrivelse af direktivet som lovgivningsredskab klik her.

Direktivets regler blev indført i den danske selskabslov i april 2019, og kravet om udarbejdelse af vederlagspolitik og -rapport gælder således alle børsnoterede selskaber i Danmark, medmindre selskabet udelukkende har stemmeløse aktier.

Vederlagspolitikken skal omfatte selskabets ”ledelse”, hvilket skal forstås som medlemmer af bestyrelsen, tilsynsrådet og direktionen. Manglende overholdelse af reglerne er sanktioneret med bøde.

3. Vederlagspolitikkens indhold

Det er målet, at vederlagspolitikken skal bidrage til selskabets forretningsstrategi, langsigtede interesser og bæredygtighed, og det kræves, at bestyrelsen forholder sig til disse emner ved udarbejdelsen af politikken.

Det er ikke overraskende, at EU sætter fokus på disse elementer, da ESG, Corporate Governance og bæredygtighed er mærkesager for EU, som optager megen plads på dagsordenen i Bruxelles. Da vederlagspolitikken skal understøtte de langsigtede, bæredygtige interesser, må den anvendte aflønning således ikke udelukkende eller hovedsageligt være knyttet til kortsigtede mål og driftsresultater.

Ifølge selskabsloven skal vederlagspolitikken indeholde:

• En forklaring på, hvordan vederlagspolitikken bidrager til aktieselskabets forretningsstrategi, langsigtede interesser og bæredygtighed.
• En beskrivelse af de forskellige komponenter af fast og variabel aflønning, herunder alle bonusser og andre goder, som kan tildeles ledelsesmedlemmer, med indikation af komponenternes relative andel.
• En forklaring på, hvordan aktieselskabets medarbejderes løn og ansættelsesvilkår er blevet taget i betragtning ved udarbejdelsen af vederlagspolitikken.
• Retningslinjer for varigheden af kontrakter eller ordninger med ledelsesmedlemmer, de vigtigste elementer i tillægspensionsordninger eller ordninger for tidlig pensionering og opsigelsesvilkår, opsigelsesperioder og betalinger i tilknytning til opsigelse.
• En forklaring på den beslutningsproces, der anvendes ved vederlagspolitikkens fastlæggelse, revision og gennemførelse, herunder foranstaltninger til at undgå eller håndtere interessekonflikter.

Hvis selskabet indgår aftaler om variabel aflønning, skal vederlagspolitikken indeholde klare, brede og varierede kriterier for tildeling af den variable løn, og hvis selskabet tildeler aktie-baseret aflønning, skal vederlagspolitikken også indeholde retningslinjer herfor.

Vedtægtsbestemmelser om konkret aflønning af bestyrelsesmedlemmer, som er vedtaget forud for indførslen af reglerne om vederlagspolitik, berøres ikke. Introduceres sådanne vedtægtsbestemmelser efterfølgende, skal de være i overensstemmelse med den godkendte vederlagspolitik.

4. Fremgangsmåden ved godkendelse af vederlagspolitikken

Når bestyrelsen har udarbejdet en vederlagspolitik, skal den godkendes af aktionærerne ved afstemning på generalforsamlingen. Godkendelse kræver simpelt flertal.

Afstemning skal finde sted ved enhver væsentlig ændring af vederlagspolitikken og mindst hvert fjerde år. Det er op til bestyrelsen at vurdere, om en ændring er ”væsentlig”. Ifølge Erhvervsstyrelsen er “tommelfingerreglen”, at ændringer siden sidste godkendelse af vederlagspolitikken er væsentlige. Som eksempler på væsentlige ændringer kan nævnes ændring af rammerne for fordelingen af fast og variabel aflønning eller introduktion af nye vederlags-komponenter. Et eksempel på en mindre væsentlig ændring er, at ledelsen ikke længere har mulighed for at få stillet fri bil til rådighed.

Godkender generalforsamlingen vederlagspolitikken, skal bestyrelsen senest på den følgende ordinære generalforsamling fremsætte et ændret forslag til vederlagspolitik. Indtil det nye forslag er godkendt, kan selskabet fortsætte med at aflønne ledelsen i henhold til den senest vedtagne vederlagspolitik.

5. Vederlagsrapporten

Bestyrelsen i et børsnoteret selskab skal årligt udarbejde og offentliggøre en klar og forståelig vederlagsrapport, som giver et samlet overblik over den aflønning, som de enkelte ledelsesmedlemmer, herunder nye og tidligere, er tildelt eller har til gode for det seneste regnskabsår. Vederlagsrapporten skal indeholde alle former for løn og goder i øvrigt, herunder personalegoder, der ikke fremgår af vederlagspolitikken. Desuden skal rapporten angive eventuelle fravigelser fra vederlagspolitikken. Det er vigtigt, at bestyrelsen er opmærksom på at overholde reglerne i databeskyttelsesforordningen ved udarbejdelsen af rapporten.

På den ordinære generalforsamling i selskabet skal der afholdes en vejledende afstemning om vederlagsrapporten. At afstemningen er ”vejledende” betyder, at afstemningen ikke er bindende for selskabet og primært foretages for at sikre, at vederlagspolitikken gennemfø-res, herunder for at give aktionærerne mulighed for at udtrykke deres holdninger. “Godkender” aktionærerne ikke vederlagsrapporten, skal bestyrelsen i rapporten for det efterfølgende regnskabsår forklare, hvordan dette afstemningsresultat er taget til efterretning.

Børsnoterede SMV’er kan i stedet for en vejledende afstemning vælge, at vederlagsrapporten blot skal drøftes på den ordinære generalforsamling som et separat punkt på dagsordenen. Resultatet af disse drøftelser skal bestyrelsen inkludere i næste regnskabsårs vederlagsrapport.

Der er ingen bindende formkrav til vederlagsrapporten, men EU-Kommissionen har udarbejdet nogle retningslinjer, som bestyrelserne i de omfattede selskaber kan benytte eller hente inspiration fra på frivillig basis. Det er EU-Kommissionens forslag, at vederlagsrapporten udarbejdes i henhold til denne struktur:

• En kort sammenfatning af de vigtigste punkter i vederlagsrapporten.
• Hver enkelt ledelsesmedlems samlede vederlag for det foregående regnskabsår.
• Oplysninger om aktiebaseret aflønning.
• Oplysninger om brug af mulighed for at tilbagekræve variabel aflønning.
• Oplysninger om, hvordan vederlaget opfylder vederlagspolitikken, og hvordan resultat-kriterier blev anvendt.
• Undtagelser og fravigelser fra vederlagspolitikken og fra proceduren for dens gennem-førelse.
• Sammenligning af vederlag og selskabets resultater.
• Oplysninger om aktionærafstemninger.

6. Offentliggørelse af vederlagspolitik og vederlagsrapport

Når vederlagspolitikken er vedtaget af generalforsamlingen, skal bestyrelsen sørge for, at den hurtigst muligt offentliggøres på selskabets hjemmeside med angivelse af dato samt afstemningens resultat. Formålet med kravet om offentliggørelse er at sikre gennemsigtighed i forhold til aktionærer, investorer og andre interessenter.

For så vidt angår vederlagsrapporten, skal bestyrelsen sørge for, at rapporten gøres gratis tilgængelig på selskabets hjemmeside i 10 år. Efter 10 år skal den slettes, medmindre diverse personoplysninger fjernes.

7. Skal vi hjælpe dig?

Hvis du har spørgsmål til udarbejdelse, vedtagelse og ændring af bestyrelsens vederlagspolitik, det opfølgende arbejde med vederlagsrapporten eller andet i denne artikel, er du vel-kommen til at kontakte Holst, Advokater.