Selskabslovens regler for bestyrelsens mødeafholdelse

1. Indledning

I dag er dét at ”mødes” ikke længere ensbetydende med at sætte sig rundt om bordet og finde materialesamlingen frem. Den stigende internationalisering samt normalisering af fjernarbejde medfører nye udfordringer og et behov for at skabe rammer for skriftlig og elektronisk mødeafholdelse.

I denne artikel stiller vi skarpt på selskabslovens regler om bestyrelsens beslutningsdygtighed, muligheden for brug af fuldmægtige og suppleanter, skriftlig og elektronisk mødeafholdelse samt muligheden for at holde bestyrelsesmøde på andre sprog end dansk.

2. Mødeindkaldelse og beslutningsdygtighed

Bestyrelsens møder ledes af bestyrelsesformanden, som i denne forbindelse har til opgave at indkalde bestyrelsesmedlemmerne.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer er repræsenteret. Dette såkaldte ”quorumkrav” er indført i selskabsloven med den begrundelse, at bestyrelsen ikke bør være kompetent til at træffe beslutninger, medmindre emnet forinden er blevet drøftet aktivt af et vist antal bestyrelsesmedlemmer. Ifølge selskabsloven er det muligt at indføre højere quorumkrav i selskabets vedtægter, så bestyrelsen fx kun er beslutningsdygtig, hvis minimum 75% af medlemmerne er repræsenteret.

Inhabile bestyrelsesmedlemmer må ikke tælles med ved vurderingen af bestyrelsens beslutningsdygtighed. Et bestyrelsesmedlem er fx inhabilt, hvis mødet angår en beslutning om aftaler mellem selskabet og vedkommende eller et søgsmål mod vedkommende. Hvis det forhold, at ét eller flere bestyrelsesmedlemmer er inhabile, gør, at selskabslovens eller vedtægternes quorumkrav ikke kan opfyldes, må beslutningen, som skulle have været truffet på mødet, som udgangspunkt træffes på generalforsamlingen i stedet.

Ikke nok med at minimum halvdelen af bestyrelsen skal være repræsenteret, så skal samtlige medlemmer af bestyrelsen så vidt muligt have adgang til at deltage i drøftelserne. Dette indebærer, at det fx ikke er tilstrækkeligt blot at indkalde lidt over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne til mødet.

3. Brug af fuldmægtige og suppleanter

3.1 Fuldmægtige

Som nævnt ovenfor skal over halvdelen af bestyrelsens medlemmer være repræsenteret på mødet. Selskabslovens brug af ordet ”repræsenteret” indebærer, at det som udgangspunkt er muligt for et bestyrelsesmedlem at give møde ved en fuldmægtig, som også er medlem af bestyrelsen, så længe dette findes betryggende set i lyset af de emner, som skal drøftes på mødet, og så længe der ikke er tale om en stående fuldmagt. Fuldmagtsgiveren (det fraværende bestyrelsesmedlem) giver fuldmægtigen (det andet bestyrelsesmedlem) instrukser om, hvorledes denne skal agere i fuldmagtsgiverens sted, og fuldmagtsgiveren risikerer at ifalde ansvar, hvis fuldmægtigen overskrider denne instruks.

Det er som nævnt som udgangspunkt tilladt, at et fraværende bestyrelsesmedlem i enkeltstående tilfælde giver fuldmagt til et tilstedeværende bestyrelsesmedlem i stedet for at indkalde en suppleant. I relation til det ovenfor nævnte quorumkrav betyder dette, at en bestyrelse med fem medlemmer kan være beslutningsdygtig, hvis to medlemmer er fysisk fremmødt, og den ene derudover er i besiddelse af en fuldmagt fra et tredje, ikke-tilstedeværende bestyrelsesmedlem. Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis det findes ubetryggende set i lyset af emnet for den konkrete beslutning, eller hvis fremgangsmåden er udelukket i selskabets vedtægter. Brug af fuldmagt kan fx være uhensigtsmæssig i situationer, hvor der er tale om usædvanlige beslutninger eller beslutninger med omfattende konsekvenser for selskabet, kapitalejerne eller selskabets kreditorer.

Det anbefales derfor ud fra en praktisk vinkel, at der i vedtægterne fastsættes nærmere regler om brugen af fuldmægtige.

3.2 Suppleanter

Selskabsloven giver også mulighed for brug af suppleanter i tilfælde af et bestyrelsesmedlems fravær. Suppleanter adskiller sig fra fuldmægtige på den måde, at en suppleant typisk træder til i situationer, hvor et bestyrelsesmedlem er fraværende i en længere periode, hvorimod en fuldmægtig oftest blot træder til i forhold til et konkret møde. I modsætning til en fuldmægtig er en suppleant ikke tilknyttet et enkelt bestyrelsesmedlem, men står derimod til rådighed for bestyrelsen som helhed. Det er ikke muligt at give suppleanten instrukser, og denne er personligt ansvarlig for udøvelsen af sit hverv. Derfor kan det i nogle tilfælde være mere hensigtsmæssigt at indkalde en fuldmægtig frem for en suppleant, da det fraværende bestyrelsesmedlem kan instruere fuldmægtigen i, hvordan vedkommende skal stemme.

Suppleanter vælges typisk på generalforsamlingen i forbindelse med bestyrelsesvalget, og deres rolle og pligter reguleres i selskabets vedtægter. Brugen af suppleanter er i praksis mest udbredt i store virksomheder og ses sjældent SMV’er, hvor behovet som udgangspunkt er mindre grundet bestyrelsens størrelse.

4. Mulighed for skriftlig eller elektronisk mødeafholdelse

4.1 Skriftlig mødeafholdelse

Det er ifølge selskabsloven muligt at afholde bestyrelsesmøder skriftligt, hvis dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Der menes med denne formulering, at der skal tages højde for det enkelte selskabs konkrete situation og konkrete forhold – det, der giver mening i ét selskab, giver ikke nødvendigvis mening i et andet selskab.

Ved skriftlige møder bør der forud for mødets afholdelse fastsættes et sluttidspunkt for mødet. Dermed undgås, at skriftlige møder kommer til at strække sig over uforholdsmæssigt lang tid, hvilket kan indebære en risiko både i forhold til effektiviteten og kvaliteten af bestyrelsens arbejde. Fx risikerer bestyrelsen, at forholdene for emnet, der afholdes møde om, ændrer sig undervejs.

Bestyrelsen kan træffe beslutning om, at en bestemt type af møder altid skal afholdes skriftligt. En sådan beslutning kan træffes ved afstemning, medmindre selskabets vedtægter bestemmer andet. Et bestyrelsesmedlem kan dog altid forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted. Denne drøftelse skal ifølge selskabsloven ikke nødvendigvis være fysisk, og kan således afholdes ved telefon- eller videoopkald.

Hvis der træffes beslutninger på et skriftligt møde, skal disse bringes op på næste fysiske bestyrelsesmøde, ligesom de skal indføres i protokollen.

4.2 Elektronisk mødeafholdelse

Selskabsloven giver mulighed for elektronisk afholdelse af bestyrelsesmøder under iagttagelse af de samme betingelser som for skriftlig mødeafholdelse. Ved vurderingen, af om det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv at afholde et møde elektronisk, bør det overvejes, om emnets kompleksitet og beslutningsmaterialets omfang gør det uforsvarligt at afholde mødet elektronisk. Ved beslutninger af stor betydning for selskabet bør det også overvejes, om bestyrelsesmedlemmernes personlige kendskab og tillid til hinanden spiller så væsentlig en rolle, at fysisk mødeafholdelse vil være mere hensigtsmæssig.

Ved elektronisk mødeafholdelse skal det såkaldte ”samtidighedskrav” overholdes. Dette betyder, at samtlige deltagende bestyrelsesmedlemmer skal være elektronisk til stede på samme tidspunkt – fx på Teams, Zoom eller lignende.

5. Mødesprog

I forhold til mødesprog er udgangspunktet ifølge selskabsloven, at bestyrelsens møder skal afholdes på dansk. Dette udgangspunkt kan fraviges, hvis flertallet er enige herom, og hvis der gives mulighed for simultantolkning.

En beslutning, om at et bestyrelsesmøde skal afholdes på et andet sprog end dansk uden simultantolkning, kræver som hovedregel enighed blandt bestyrelsens medlemmer. Denne hovedregel kan fraviges, hvis selskabets koncernsprog ifølge vedtægterne er svensk, norsk eller engelsk. I et sådant tilfælde kan der ikke kræves simultantolkning.

Hvis dokumenter udarbejdet til brug for arbejdet i bestyrelsen ikke er på dansk, kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve at få udleveret en oversat udgave, medmindre der er tale om et dokument på svensk, norsk eller engelsk, og dette ifølge vedtægterne er koncernsproget.

6. Skal vi hjælpe dig?

Vi håber, at denne artikel har givet et overblik over de muligheder, som bestyrelsen har i forhold til selskabslovens regler for bestyrelsens mødeafholdelse.

Hvis du har spørgsmål, eller hvis du ønsker at vide mere, er du meget velkommen til at kontakte Holst, Advokater.