Bestyrelsens opgaver før, under og efter generalforsamlingen
Generalforsamlingen giver selskabets kapitalejere en mulighed for at få indflydelse på selskabets drift, idet der i forummet ofte træffes beslutninger af stor betydning. Afhængig af selskabets størrelse og vigtigheden af de beslutninger, der skal træffes, spiller bestyrelsen en vekslende rolle i planlægningen og afholdelsen af generalforsamlingen. Ved afholdelse af både ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger skal selskabslovens regler om indkaldelse, dagsorden og oplysningspligt mv. overholdes. Hvis der på generalforsamlingen træffes beslutninger om fx vedtægtsændringer, har bestyrelsen efterfølgende en pligt til at gennemføre disse. Vi sætter i denne artikel fokus på bestyrelsens opgaver før, under og efter generalforsamlingen, herunder de vigtigste regler.
1. Hvad er en generalforsamling?
Generalforsamlingen er kapitalselskabets øverste organ, hvor kapitalejerne får mulighed for at udøve deres indflydelse på selskabet. Udgangspunktet er, at generalforsamlingen afholdes ved, at kapitalejerne mødes fysisk på et møde.
Ved mindre og formelle beslutninger i små og mellemstore virksomheder kan “skrivebordsgeneralforsamlinger” være en god praktisk løsning, hvis der er enighed herom mellem kapitalejerne. Ved en “skrivebordsgeneralforsamling” udarbejder fx selskabets advokat et generalforsamlingsreferat med samtykke fra kapitalejerne, uden at et egentligt møde afholdes. I den situation er bestyrelsens rolle minimal.
I alle selskaber er bestyrelsen dog pligtig til at indkalde til og afholde en ordinær generalforsamling én gang årligt, hvor bestyrelsen fremlægger sin beretning mv. Desuden afholdes ekstraordinære generalforsamlinger, hvis kapitalejerne fx skal orienteres om en vigtig begivenhed eller skal samtykke til en vigtig beslutning.
2. Hvornår indkaldes til generalforsamling?
Den ordinære generalforsamling skal afholdes årligt i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb. Bestyrelsen står for at indkalde og tilrettelægge generalforsamlingen. Indkaldelsen skal angive tid og sted for generalforsamlingen, og indkaldelse skal ske tidligst fire uger før og senest to uger før generalforsamlingens afholdelse.
Ekstraordinære generalforsamlinger kan afholdes så ofte, som bestyrelsen finder det nødvendigt. Bestyrelsen står for indkaldelse til og tilrettelæggelse af den ekstraordinære generalforsamling på samme måde som ved en ordinær generalforsamling.
Det er i denne forbindelse væsentligt at være opmærksom på, at der for anpartsselskaber gælder den særlige regel, at enhver kapitalejer kan forlange, at der afholdes en ekstraordinær generalforsamling om et bestemt emne. En tilsvarende regel gælder for aktieselskaber – dog med den begrænsning, at den pågældende kapitalejer skal eje minimum 5 pct. af selskabskapitalen. Hvis emnet er tilstrækkeligt konkretiseret, opstår således en pligt for bestyrelsen til at indkalde til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
Det kan generelt anbefales bestyrelsen at have godt styr på selskabets vedtægter, som ofte indeholder regler om indkaldelsen til generalforsamlingen. Derudover indeholder vedtægterne ofte regler om de øvrige emner, som gennemgås i denne artikel (dagsorden, valg af dirigent, frister for indgivelse af spørgsmål, mv.).
3. Indkaldelsens dagsorden
Indkaldelsen til en generalforsamling skal indeholde en dagsorden, og bestyrelsen og selskabets daglige ledelse har en betragtelig rolle i forbindelse med udformningen af denne.
Følgende punkter indgår typisk på en dagsorden for den ordinære generalforsamling:
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år
- Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse
- Anvendelse af overskud eller dækning af underskud, jf. den godkendte årsrapport
- Præsentation af budget
- Behandling af rettidigt indgivne forslag fra kapitalejerne
- Valg af bestyrelsesmedlemmer
- Valg af revisor
- Eventuelt
De ovennævnte typiske punkter vil dog variere alt efter selskabets virksomhed og størrelse. I visse selskaber indgår undertiden punktet “decharge” i forbindelse med godkendelsen af det reviderede årsregnskab. Dechargen er udtryk for generalforsamlingens beslutning om, at selskabet ikke vil gøre ansvar gældende mod bestyrelsen eller direktionen efter godkendelse af årsregnskabet. Decharge er et emne med stigende aktualitet og vigtighed for bestyrelsesmedlemmer i kapitalselskaber, da “litigation fundere” gør det nemmere, billigere og mere risikofrit at sagsøge bestyrelsesmedlemmer (for mere information herom: klik her). Hvis et bestyrelsesmedlem (eller direktør) samtidig er kapitalejer, er denne inhabil og kan ikke stemme om punktet.
Da ekstraordinære generalforsamlinger afholdes med det formål at behandle ét eller flere bestemte emner, har de pr. definition ikke en “typisk” dagsorden på samme måde som de ordinære generalforsamlinger. Dagsordenen ved en ekstraordinær generalforsamling vil med andre ord variere alt efter emnet, som skal behandles.
4. Opmærksomhedspunkter under afholdelsen af generalforsamlingen
Bestyrelsen står ikke alene med ansvaret for, at generalforsamlingen forløber hensigtsmæssigt. Ikke desto mindre bør bestyrelsen på forhånd gøre sig bekendt med følgende emner.
4.1 Overvejelser om valget af dirigent
Dirigenten spiller en vigtig rolle som mødeleder, da denne upartisk skal styre diskussionen og generalforsamlingens afstemninger. Dirigenten vælges som udgangspunkt ved generalforsamlingens afstemning som første punkt på dagsordenen, jf. ovenfor.
Det er en del af bestyrelsens arbejde før generalforsamlingen at have forberedt et forslag til valg af en dirigent, der kender til selskabet og generalforsamlingens dagsorden. Valget af dirigent kan være reguleret i selskabets vedtægter, hvor der kan være udpeget en dirigent eller tildelt bestyrelsen kompetence til at udpege en dirigent forud for generalforsamlingen.
Dirigenten skal påse, at der føres en forhandlingsprotokol (referat) for generalforsamlingen, samt løbende sikre at både selskabsloven og selskabets vedtægter overholdes. Bestyrelsen skal således have for øje, at dirigenten er fagligt kompetent til at sikre sig afholdelsen af en lovlig generalforsamling. Dirigentrollen kræver ofte juridiske vurderinger af det påkrævede flertal ved ændringsforslag, omfanget af bestyrelsens oplysningspligt og kapitalejernes spørgsmålsret mv.
4.2 Bestyrelsens oplysningspligt
Generalforsamlingen er ifølge selskabsloven det forum, hvor kapitalejerne kan skaffe sig oplysninger om selskabet. En høj grad af oplysninger er en forudsætning for at kunne træffe velbegrundede beslutninger på generalforsamlingen – fx når årsregnskabet skal godkendes.
Kapitalejerne har derfor ret til at fremsætte spørgsmål om selskabets forhold. Bestyrelsen er forpligtet til at besvare spørgsmålene, så længe oplysningerne kan gives uden væsentlig skade for selskabet. I praksis kunne en oplysning til skade for selskabet være forretningshemmeligheder – fx oplysninger om løbende forhandlinger om opkøb, frasalg og lignende. Dog kan reglen ikke bruges som et værn mod kapitalejerens eventuelle kritik af bestyrelsen eller direktionen.
Oplysningspligten er ikke uden begrænsninger, da ikke alle spørgsmål kan besvares ”på stående fod” til generalforsamlingen. Derfor giver selskabsloven mulighed for, at bestyrelsen kan gøre de oplysninger, som ikke var til rådighed ved generalforsamlingen, tilgængelige for kapitalejerne senest to uger efter generalforsamlingen.
Set fra en praktisk synsvinkel, vil det ofte være fordelagtigt for bestyrelsen at give kapitalejerne mulighed for at fremsætte skriftlige spørgsmål inden udløbet af en nærmere bestemt frist op til generalforsamlingen. En sådan regel kan bestyrelsen tilføje i selskabets vedtægter på egen hånd.
5. Bestyrelsens pligt til at registrere eventuelle ændringer besluttet på generalforsamlingen
Efter afholdelsen af generalforsamlingen er bestyrelsen forpligtet til at registrere vedtagne ændringer i selskabets vedtægter eller andre forhold, som skal registreres i Erhvervsstyrelsens system. Dette arbejde udføres i praksis ofte af selskabets advokat.
6. Skal vi hjælpe dig?
Hvis du har spørgsmål til afholdelsen af generalforsamlingerne eller andet i denne artikel, er du meget velkommen til at kontakte Holst, Advokater.
